Big events and Birthday parties

Lieve schatten,

Bedankt voor alle berichtjes op deze site, voor alle smsjes, voor alle belletjes, voor alle krabbels en voor alle e-mails die ik heb mogen ontvangen voor mijn verjaardag. Erg fijn om te weten dat jullie nu ook nog aan mij denken. Ze zeggen wel eens “Uit het oog, uit het hart”, maar gelukkig gaat dat in mijn geval niet op.

Afgelopen week is erg druk geweest op het werk. Birchwood zal net als vele andere hotels en horecagelegenheden tussen 11 juni en 11 juli totaal in het teken staan van voetbal. Aangezien het een zakenhotel is, gaat het proberen om voor de gehele World Cup aan verschillende bedrijven in de omgeving van Boksburg/Johannesburg skyboxen te verkopen. Deze hele organisatie valt onder de naam “International Football Village” en is de verantwoordelijkheid van vijf mensen; de andere Nederlandse studenten. Om de bedrijven op de hoogte te brengen van Birchwoods plannen voor de World Cup, is op 16 april (aankomende vrijdag) een groots evenement gepland “The Kick-Off of International Football Village”. Joyce, Nicole, Laura, Stephan en Robert hebben in samenwerking met het sales team vanaf het moment dat ze in het Birchwood begonnen zijn hard naar deze Kick-Off toegewerkt. Ze hebben gedurende de afgelopen maand zo’n 3000 uitnodigingen uitgewerkt, met de hand gevouwen en via de post verstuurd. Daarnaast hebben ze al deze mensen nogmaals gecontacteerd om te vragen of ze de uitnodiging ontvangen hebben en (zo niet) een nieuwe uitnodiging via de mail gestuurd. Ook hebben ze een systeem ontworpen, waarin na elk telefoontje en/of na elke schriftelijke reactie genoteerd kan worden of de genodigde de uitnodiging heeft ontvangen, of deze heeft geantwoord en hoeveel van hen er aanwezig zullen zijn voor de kick-off party op de 16e.

Aangezien dit alles nogal veel werk is voor vijf studenten, binnen een periode van slechts anderhalve maand, hebben Rudy en ik met verschillende dingen een handje geholpen. Vooral deze afgelopen week heb ik me vrijwel elke dag ingezet als telefoniste en typemachine en me eigenlijk simpelweg voorgedaan als assistente van de ‘projectmanagers’. Ik heb honderden telefoontjes gepleegd en er zelfs nog meer ontvangen. Ik heb zowat een even aantal mails verstuurd en uiteraard ook reacties ontvangen.

Daarnaast heb ik op de 15e (morgen) ook de deadline van het financiële werk, waar ik al die tijd al mee bezig ben geweest. Dwayne heeft ergens in de middag een afspraak met Maurice. In deze afspraak moet Dwayne aan Maurice met behulp van cijfers verschillende dingen kunnen aantonen. Een klein voorbeeldje: Dwayne wil graag nieuwe koffie-apparaten in Cloversgreen hebben om hiermee de hoeveelheid weggegooide koffie en klachten van koude koffie te verminderen. Hij moet echter wel aan kunnen tonen dat de kosten voor dat nieuwe apparaat minder zullen zijn dan de oude apparaten, anders wordt er niet in geïnvesteerd. In het hele hotel wordt gestreefd naar een kostpercentage van minder dan R1 per gast. Ik heb uitgerekend dat we daar op dit moment echter net overheen zitten, oftewel een goede reden om te kijken of dit kostpercentage met nieuwe apparaten naar beneden kan worden gebracht. Deze berekening gaat Dwayne als bewijs meenemen naar Maurice. En dit is slechts een klein voorbeeldje van een berekening over kostpercentages, daarnaast wordt er namelijk ook gevraagd naar verschillende omzetten, aanwezigheidspercentages van staff (voor shifts en voor trainingen), aantal gasten per staff member (in totaal en per departement), tevredenheidonderzoeken van gasten (met name klachten en doorverwijzingen) en waarschijnlijk een van de meest belangrijke cijfers; ‘theoretical loss percentage’ (een percentage van spullen die op een of andere reden uit OR Tambo verdwenen zijn, dit kan zijn door bijv. diefstal of uitleen).

Na een drukke week vol ‘International Football Village’ was het dit weekend opnieuw tijd voor ontspanning en opnieuw tijd voor een feestje. Deze week was ik echter niet de enige die zijn verjaardag vierde. Op zondag werd Robert namelijk 28 lentes jong. Aangezien ik Robert best een aardige kerel vind en omdat we goed met elkaar op kunnen schieten, hebben we besloten om ons feestje samen te vieren op zaterdag. Het plan was; tussen vijf en acht gezellig met de gehele groep braaien, daarna een aantal spelletjes doen, gevolgd door het kijken van de voetbalwedstrijd Barca-Inter in het café van Hi-Flyerz en als afsluiting een dikke party in de discotheek beneden.

Deze dag ging echter iets anders dan gepland. Al direct ’s morgens ontstonden er irritaties; de bulgaren wisten niet dat ook zij verwacht werden geld in te leggen voor de braai, wat uiteindelijk uitdraaide op een afvalrace van bulgaren (Rusy, Svetlo en Nick hadden namelijk maar besloten niet mee te doen met de braai). Na ongeveer anderhalf uur van discussies en uiteindelijk een budget af te hebben gesproken met de rest van de betrokkenen, zijn Robert en ik boodschappen gaan doen. Eenmaal weer thuis aangekomen zijn we direct aan de slag gegaan met koken, met als eindresultaat; een koude pastasalade met tonijn en verse groenten, een aardappelsalade met selderij op een bedje van sla, een bowl van vers fruit met een scheutje rosé, een aantal zelfgemaakte sausjes en heel veel gemarineerd vlees. Tussen het koken door hebben we de mannen een aantal keer gevraagd het een en ander klaar te zetten, echter omdat het erg mooi weer was (je krijgt wat je verdiend) bleken dezen niet echt geïnteresseerd in mijn verzoekjes, waardoor Robert en ik uiteindelijk nog alle banken, tafels en verdere benodigdheden zelf buiten hebben gezet.

Om kwart over vijf vonden Robert en ik het tijd om de braai aan te zetten, maar toen moest iedereen ineens nog gaan douchen. Na een uitstel van plusminus een uur konden we dan eindelijk aan de braai beginnen. Het eten was heerlijk en de sfeer tussendoor werd alsmaar gezelliger. Nadat iedereen uitgegeten was en nadat zowat alle etenswaren weer opgeruimd in de koelkast stonden, was het tijd voor wat spelletjes. Met een groep jongeren van 20+ zijn dit al snel het soort spelletjes waarbij drank de hoofdfactor speelt, waardoor de sfeer nog gezelliger werd tegen het moment van cadeautjes-tijd. Robert kreeg van de groep een kaartje voor Nederland-Denemarken, ik een vrijkaartje voor de Soweto Tour. Tegen 9uur werd het tijd om met de hele boel naar Hi-Flyerz te vertrekken en de wedstrijd te kijken.

Na een nog grotere hoeveelheid drank, werd het in de discotheek naar mijn mening iets té gezellig. Tegen een uur of een, stond Laura namelijk met Robert te zoenen, Joyce was er vandoor met Rudy en zelfs Nicole en Craig stonden lip-aan-lip. Stephan, Ashik en Andre waren ook zo van de kaart dat ze helemaal los gingen op de muziek en ik kon niets anders dan het hele boeltje bekijken en ervan balen dat ik zowat alleen stond! Aangezien dit nu niet bepaald een knallend 21e verjaardagsfeestje was voor mij, heb ik dan ook vroegtijdig mijn eigen feestje verlaten.

Dat maken we dinsdag wel goed, was mijn gedachte. Helaas werd er toen echter ook roet in het eten gegooid. Dinsdag moest iedereen namelijk werken, sommigen zelfs van 8 tot 8. Hierdoor zijn we een klein uurtje wezen poolen, om toch het idee te hebben er even uit te zijn geweest. Jammer dat het zo moest gaan, maarja wat doe je er aan! Op zulke momenten mis je het best wel om niet meer bekenden/familie om je heen te hebben :(!

Nu is het toewerken naar de kick-off party (±2000 pax) op vrijdag en een andere functie (680pax) op zaterdag. Ik bereid me alvast voor op een hectisch weekend, jullie krijgen daarna uiteraard weer een update!

Dikke kus!